Case Study

Digitalisierung im 
öffentlichen Sektor

Digitalisierung
im 
öffentlichen 
Sektor

Digitalstrategie für die Energiewende

Digitalstrategie für die Energie-wende 

Digitalstrategie für die Energiewende 

Die Digitalisierung deutscher Behörden geht nur langsam voran. Das gilt nicht nur für den Zugang zu Dienst­leistungen, sondern auch für die internen Abläufe. Die Deutsche Ener­gie­-Agentur GmbH (dena), ein bun­des­eigenes öffentliches Unternehmen, gehört zu denen, die das ändern wollen.

In ihren Projekten rund um Energiewende und Klima­schutz beschäftigt sich die dena häufig mit zukunfts­weisenden digitalen Technologien wie IoT, Blockchain oder KI. In der täglichen Zusammenarbeit hingegen hat­ten sich über die Jahre viele analoge und in­effiziente Prozesse erhalten.

In dem Wissen, dass beim Aufbrechen alter Gewohn­heiten der Blick von außen hilft, beauftragte man PLAN D mit der Entwicklung einer Digitalstrategie.

Das Projekt sollte die dena in die Lage versetzen, an­hand eines klaren Zielbildes und Umsetzungsplanes ihre Kernprozesse erfolgreich zu digitalisieren.

Das haben wir gemeinsam erreicht

Das haben wir 
gemeinsam erreicht

Big Picture

Das gemeinsam erarbeitete Zielbild formuliert die langfristige Vision einer digitalen dena.

Greifbare 
Strategie

Die Digitalstrategie dient als Leitfaden und Entscheidungshilfe im weiteren Prozess.

Konkrete Roadmap

Klare Handlungsempfehlungen und Priorisierung der Folgeprojekte.

Kollaboration & Motivation

Die erfolgreiche bereichsübergreifende Zusammenarbeit motivierte die Beteiligten für die nächsten Schritte.

Unsere Mitarbeiter:innen sind sehr engagiert – aber auch diskussionsfreudig. Dem Team von PLAN D ist es auf sympathisch-professionelle Weise gelungen, genügend Raum für Diskurs zu lassen und zugleich stringent durch das Projekt zu führen. Für die nächsten Schritte in Richtung digitale dena fühlen wir uns gut gerüstet.

Daniela Lück, Bereichsleitung Verwaltung
Daniela Lück
Bereichsleitung Verwaltung

Unser Vorgehen

  • Ist-Analyse

    Anhand bestehender Dokumentationen und Arbeitsanweisungen sowie in über 40 Interviews mit dena-Mitarbeiter:innen machten wir uns ein Bild von der aktuellen Situation. Dabei wurden auch die Anfor­derungen der Anwender:innen an zukünftige Pro­zes­se identifiziert und dokumentiert.

  • Strategie & Zielbild

    In gemeinsamen Workshops mit dem dena-Projektteam wurden ein langfristiges Zielbild sowie eine Digitalstrategie erarbeitet. Diese gehen bewusst über die internen Prozesse hinaus und definieren den Umgang der dena mit Themen wie Wissens­manage­ment, Datennutzung und IT-Infrastruktur.

  • Software­recherche

    Mit der Strategie und den Anwenderanforderungen als Leitlinien führte PLAN D eine ausführliche Softwarerecherche durch und erstellte je Prozess eine Shortlist der überzeugendsten Tools. Die dena lud die Anbieter zu ausführlichen Produktdemos ein – und traf die finalen Entscheidungen.

  • Prozessvereinfachung

    Alte Vorgehensweisen sollten nicht unverändert mit neuer Technologie abgebildet werden. In mehreren Workshops unterstützte PLAN D die dena dabei, historisch gewachsene Lösungen zu hinterfragen, unnötige Schleifen zu streichen und auf diese Weise Komplexität zu reduzieren.

  • Roadmap

    Als letzter Projektbaustein wurde eine Roadmap erstellt. Neben generellen Empfehlungen für die Implementierung der Digitalstrategie enthält das Dokument detaillierte Steckbriefe und konkrete Handlungsempfehlungen für jedes Folgeprojekt sowie einen Vorschlag zur Priorisierung.

  • Software-Rollout

    Die dena-Mitarbeiter:innen sind erfahrene Projektmanager. Der Software-Rollout in den einzelnen Bereichen wurde deshalb von internen Teams übernommen. Die Berater:innen von PLAN D stehen den Teams jedoch als Sparringspartner und Digital­experten zur Seite.

  • Change-Kommunikation

    Veränderung geschieht nur dann erfolgreich, wenn ihre Ziele verstanden und gewünscht sind. Von Anfang an legten wir deshalb großen Wert darauf, die Mitarbeiter:innen der dena in internen Kommunikationsformaten und Diskussionsveranstaltungen über das Projekt zu informieren.

Strommasten

Das Ergebnis

Unser Kunde verfügt nun über ein langfristiges digitales Zielbild und eine wegweisende Digitalstrategie. Bestehende Prozesse wurden vereinfacht, passende Softwarelösungen ausgewählt und die nächsten Schritte in der Roadmap aufgezeigt.

Doch nicht nur das: Das gemeinsame Projekt war ein erfolgreiches Beispiel für die bereichsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb der dena und motivierte alle Beteiligten, auf diesem Weg weiterzugehen.

Mit den gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen und der großen Motivation der Mitarbeiter:innen erfüllt die Organisation alle Voraussetzungen, um auch über die erste Roadmap hinaus das digitale Zielbild zu verwirklichen.

Thorsten Konrad
Ihr Ansprechnpartner
Thorsten Konrad
Senior Consultant Digital Innovation
‭+49 175 2010934‬

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