Anhand bestehender Dokumentationen und Arbeitsanweisungen sowie in über 40 Interviews mit dena-Mitarbeiter:innen machten wir uns ein Bild von der aktuellen Situation. Dabei wurden auch die Anfor­derungen der Anwender:innen an zukünftige Pro­zes­se identifiziert und dokumentiert.

In gemeinsamen Workshops mit dem dena-Projektteam wurden ein langfristiges Zielbild sowie eine Digitalstrategie erarbeitet. Diese gehen bewusst über die internen Prozesse hinaus und definieren den Umgang der dena mit Themen wie Wissens­manage­ment, Datennutzung und IT-Infrastruktur.

Mit der Strategie und den Anwenderanforderungen als Leitlinien führte PLAN D eine ausführliche Softwarerecherche durch und erstellte je Prozess eine Shortlist der überzeugendsten Tools. Die dena lud die Anbieter zu ausführlichen Produktdemos ein – und traf die finalen Entscheidungen.

Alte Vorgehensweisen sollten nicht unverändert mit neuer Technologie abgebildet werden. In mehreren Workshops unterstützte PLAN D die dena dabei, historisch gewachsene Lösungen zu hinterfragen, unnötige Schleifen zu streichen und auf diese Weise Komplexität zu reduzieren.

Als letzter Projektbaustein wurde eine Roadmap erstellt. Neben generellen Empfehlungen für die Implementierung der Digitalstrategie enthält das Dokument detaillierte Steckbriefe und konkrete Handlungsempfehlungen für jedes Folgeprojekt sowie einen Vorschlag zur Priorisierung.

Die dena-Mitarbeiter:innen sind erfahrene Projektmanager. Der Software-Rollout in den einzelnen Bereichen wurde deshalb von internen Teams übernommen. Die Berater:innen von PLAN D stehen den Teams jedoch als Sparringspartner und Digital­experten zur Seite.

Veränderung geschieht nur dann erfolgreich, wenn ihre Ziele verstanden und gewünscht sind. Von Anfang an legten wir deshalb großen Wert darauf, die Mitarbeiter:innen der dena in internen Kommunikationsformaten und Diskussionsveranstaltungen über das Projekt zu informieren.